Aanbestedingsmonitor aan het werk

Wij geloven dat digitalisering kansen biedt voor effectievere en efficiëntere (totstandkoming van) samenwerkingsoplossingen tussen inkooporganisaties en marktpartijen. Vanuit die gedachte zijn we met technieken als webscraping aanbestedingsinformatie (bijvoorbeeld de aankondigingsteksten van alle aanbestedingen) op gaan slaan in onze database. Op deze database passen wij nu diverse zelf-ontwikkelde algoritmes toe om specifieke businessvragen op te lossen. Voor diverse doelgroepen kunnen deze analyses waarde toevoegen:

1. Inkooporganisaties: bijvoorbeeld bij het bepalen van de strategie rondom categorieën, inkooppakketten of specifieke aanbestedingen. Zo gebruiken wij de tool vaak binnen aanbestedingen die wij begeleiden voor onze klanten bij het bepalen van de aanbesteding- en categoriestrategie en bij het uitvoeren van marktverkenningen.
2. Kennisinstituten: bijvoorbeeld bij het monitoren van specifieke beleidsdoelen en de vertaling van (landelijk) beleid naar inkopend Nederland. Wij helpen bijvoorbeeld Stichting Klimaatvriendelijk Ondernemen en Aanbesteden (SKAO) met het monitoren van het gebruik van de CO2-prestatieladder. Daar doorzoeken we niet enkel aankondigingen, maar passen wij ook technieken als text mining toe op onderliggende documenten van aanbestedingen, zoals offerteaanvragen en bestekken.
3. Marktpartijen: bijvoorbeeld bij het monitoren en volgen van relevante (lopende) aanbestedingen op specifieke aandachtsgebieden en het voorspellen van komende aanbestedingen op basis van de ingangsdatum en duur van reeds gesloten contracten (de ‘reversed’ aanbestedingskalender). Deze inzichten kunnen marktpartijen helpen om gerichter hun sales- en marketingacties uit te zetten.

Om een beeld te geven van hoe het aanbestedingsdashboard werkt en welke informatie eruit gehaald kan worden, pakken we een voorbeeld uit de praktijk van een inkoper: Aanbestedingen van schoonmaakdienstverlening. In onze database hebben we verschillende zoektermen gebruikt, bijvoorbeeld de zoekterm ‘schoonmaak’ in de titel en beschrijving van de aanbesteding en daarnaast diverse relevante CPV-codes. Dat levert ons binnen enkele seconden een resultaat op van 946 unieke aanbestedingen die door 646 aanbestedende diensten in de markt zijn gezet sinds het jaar 2011.

Met onze algoritmes zoeken we vervolgens in de aankondigingen van deze aanbestedingen naar diverse velden en indicatoren, zoals de gevolgde procedure, de aard van de opdracht, de looptijd, gunningscriteria en andere relevante onderwerpen. Het ontwikkelen van deze algoritmes was een hele klus, maar omdat ze generiek toepasbaar zijn, hoeven we nu enkel te selecteren welke velden we nodig hebben.

Welke lessen kunnen we hier nu exact uit trekken op het gebied van (Europese en nationale) schoonmaakaanbestedingen? Hieronder een aantal conclusies:

1. Jaarlijks worden in Nederland zo’n 150 tot 180 schoonmaakaanbestedingen uitgevoerd. Momenteel zijn er 30 schoonmaakaanbestedingen waarvoor marktpartijen zich in kunnen schrijven.
2. Gemiddeld schrijven ruim 6 partijen in op deze aanbestedingen. Sinds 2014 neemt het aantal inschrijvers echter gestaag af, van gemiddeld 7,5 in 2014 naar slechts 5,6 in 2017. In 2018 lijkt het aantal inschrijvers gemiddeld weer iets toe te nemen, naar een gemiddelde van 6,1 in het eerste half jaar.
3. In 90 procent van de aanbestedingen telt het gunningscriterium kwaliteit het zwaarst. Het gunningscriterium prijs weegt in 64 procent van de schoonmaakaanbestedingen voor 20 tot 40 procent mee en in geen enkele aanbesteding telt het gunningscriterium prijs zwaarder dan 80 procent mee.
4. Bijna 50 procent van de schoonmaakaanbestedingen worden gewonnen door Asito, CSU Cleaning Services en GOM Schoonhouden. Deze partijen hebben daarmee een groot marktaandeel in de publieke sector.
5. Ruim 96 procent van de schoonmaakaanbestedingen zijn aanbestedingen voor raamovereenkomsten. De gemiddelde looptijd van deze raamovereenkomsten is ruim 42 maanden.
6. Ruim 30 procent van de schoonmaakaanbestedingen wordt opgedeeld in meerdere percelen.
7. In 90 procent van de schoonmaakaanbestedingen wordt de openbare procedure gevolgd, en in bijna 10 procent wordt de niet-openbare procedure gevolgd. Slechts in enkele aanbestedingen wordt een andere procedure gevolgd, zoals een mededingingsprocedure met onderhandeling of een concurrentiegericht dialoog.
8. In 2018, 2019 en 2020 lopen respectievelijk 160, 166 en 167 overeenkomsten initieel af. Dit betekent dat het de komende jaren waarschijnlijk relatief druk wordt in aanbestedingsland als het gaat om schoonmaakaanbestedingen.

Hieronder vind u enkele screenshots van de aanbestedingsmonitor die we voor het bovenstaande vraagstuk hebben gebruikt.